王锐专访：纪录片的项目管理模式

王锐：著名项目管理研究专家
      北京大学项目管理研究所所长助理／对外合作部主任
      中国教育电视台项目管理顾问

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项目管理是一种协调控制的管理模式，包括一整套管理方法。基本方法有两种：一是阶段控制。对项目的时间进程进行阶段划分，针对每个阶段制定控制要点和控制目标，实施阶段控制。二是任务分解。对既定的总任务进行分解，分解成若干个甚至上百个子任务，然后落实到具体的执行人，归并入不同的阶段。

既定的资金额度，既定的时间周期，既定的成品质量标准，只要有这三个方面的约束条件存在，就成为一个项目，就可以用项目管理方法进行管理。而管理的目标就是，在既定的资金、时间和质量约束下，用最有效的方式来完成任务。从结果看，只要是在既定的预算和时间范围内，完成了既定的目标任务，并达到质量标准，那它就是一个成功的项目管理案例。

20世纪中叶美国人实施的“阿波罗”登月计划，最大的创新其实是形成了一套管理方法。它把大量资金和众多科学家协调在一起进行管理，最终取得成功。这就是项目管理方法。后来这套管理方法一直在美国军界和航天界内使用，1994年，这些管理方法被解禁，开始流入民间使用，它的巨大威力开始显现出来。

中国对项目管理方法的引入是比较晚的事情了。引入后主要还是在一些传统的行业中使用，如工程、航天、建筑。一些航天项目的总指挥就是项目管理方面的专家，三峡大坝，还有一些核电站的建设都是用项目管理方法进行管理的。

中国传媒领域与项目管理的接触是比较少的，中央电视台有一些项目运用了项目管理方法。现在中国的传媒管理是职能化而不是项目化的，那是两个完全不同的语系。我们（北京大学）正在有计划地培养影视方面的项目管理人才，去年教育部刚批准70多个大学设立项目管理硕士学位。考虑到国际交流，我们希望我们的学生能直接用英文来进行管理。因为国外的项目管理水平比我们高出很多，国外传媒界的项目管理也已经很成熟。斯彼尔伯格的制片人就是研究项目管理的，好莱坞的所有电影都是按照项目管理的程序生产出来的。

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世界银行的主流管理方式就是项目管理，你只要用世界银行的钱，就必须按照项目管理的程序和模式来运行。康宁台长在教育部办公厅工作的时候就通过世界银行接触了项目管理，很早就了解它的功能和价值，和未来的发展潜力。所以调到教育电视台后，她认为台里的栏目、活动其实是典型的项目，于是开始了对教育台的项目化管理改制。所以教育台从那个时候就已经在重视项目管理意识的培养和相关方面的人力积累了。

拍摄《我的太阳》之前，教育台成立了大型活动暨纪录片制作中心，制定了中心的管理流程和工作条例，编制了一些基准文本文件。这其实是一个具备项目管理职能的办公室。大型活动暨纪录片制作中心的建立为《我的太阳》的拍摄奠定了建制基础，提供了项目管理的组织保障。

《我的太阳》最根本的创意点和价值所在，是在同一时间内对56个人24小时的生存状态进行取样和实录，这决定了这个项目的高难度。能否在短时间内密集型地投入大量人力、物力和财力，能否对这些投入实施强有力的协调、管理和控制，就成了《我的太阳》能否成功的关键。创意完成以后，能不能实现，取决于你的管理手段够不够强大；项目管理就是这样的手段支持。

《我的太阳》基本遵循了项目管理的基础准则，对总任务进行彻底分解，对全过程实施阶段控制，以项目的风险管理和沟通管理为主要手段，辅以有效的合同管理，形成一整套行之有效独具特色的制片管理方法。它仅以每分钟1000元的制作成本，在短短46天的时间里组织了162人，调用8个主题摄制组32个摄制小组，跟踪拍摄了64个人物，成片总时长达1440分钟（24小时）。

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首先是进度控制。周期短是项目组面临的最大困难，主要的应对策略是实行外包管理，即将制作任务打包发给外面的单位、公司或个人，然后实施管理。在《我的太阳》这一项目中，教育台的人全都在上游，工作重心是策划、控制和管理；而全部制作任务都由外包人员承担，8个主题摄制组人数占到了整个项目组的90%。每个主题摄制组有一个执行总编导，项目组与执行总编导签定任务合同，由他去组织自己的摄制组。摄制组人员对执行总编导负责，执行总编导对项目组负责。这就克服了教育台本身人力资源不足的问题，8个工作组同时进行摄制，就大大缩短了制作周期。    

合同和财务是项目组控制外包摄制组工作进度的有效手段。在与执行总编导签定的合同上，整个摄制进度和交片时间被明确地以法律形式固定下来，这是进度的有力保证。需要强调的是，这里的合同不是一般的协议书，它将时间进度、工作细则、质量要求等等所有的细节都转化为法律条款，这张合同实际上是详细的工作说明书。这是非常大的一个创举。

另外，制作经费的领取与摄制组的拍摄进度是直接挂钩的，执行总编导在签合同时只能预借30%的经费，前期完成后在预借30%，最后交成片时进行结算。这样，财务就成为进度控制的杠杆。   

其次是成本控制。《我的太阳》项目组采取的是固定成本加奖金的控制方式。项目组与各执行总编导签定的是固定价格合同，一个主题摄制组负责8个片子，总成本是固定的，就是这么多钱。这也是项目管理常用的的方法，与实报实销不同，要是超支了承包方得自己负责。

固定成本的弱点是无法调动承包方的积极性，于是项目组在固定成本上面加了个奖金制度。固定成本中有30%的资金是浮动的，片子完成并播出后，依据评估小组、专家及观众的打分，将片子划分为A、B、C三级。A者可以拿到130%的钱，B者能拿到100%，C者则只能拿到70%。

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第三是风险管理。在项目计划阶段，项目组就对各种风险进行评估，准确识别项目的各种风险及风险来源，并采取应对措施，进行风险规避和转移。

第四是质量控制和沟通管理。细化的合同管理和“固定成本+奖金”的财务激励机制都是项目组进行质量控制的有效手段。但纪录片作为一种艺术形式，带有很强的观念性，作品质量没法按照工业制品的量化模式进行控制。因此《我的太阳》的质量控制很大程度上依赖于全体制作人员的沟通。56个片子由不同的摄制小组分别操作，要保持统一的叙事结构和艺术基调，没有良好的沟通管理是不可能的。

在项目管理中，沟通的渠道公式是：渠道数=n(n-1)／2，n为参与沟通的人数。整个项目组162个人，那沟通的渠道量就非常之大了。但项目组建立起一套沟通制度：以工作简报（每日发简报到每人手里）、项目例会（形成会议纪要）为核心手段，进行分级控制，以E-mail、QQ、电话等为渠道，实现了信息在主题摄制组内、摄制组之间的有效流通。从而也保证了质量和进度的有效控制。

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香港机场严重超支，悉尼歌剧院严重超时，它们都不是一个成功的项目管理案例。《我的太阳》在既定的预算和时间内完成了既定任务，因此，从项目管理的角度上看，它是非常成功的。

在成本低、周期短、规模大、质量高等一系列超常规条件和要求的规约下，《我的太阳》仍然取得巨大成功。这是中国教育电视台将项目管理机制引入影视制作体系的一次大胆尝试和成功实践，是教育电视台近年来重视项目管理知识技能的普及、培训和人才培养的一大成果，也在影视制作管理方面留下了很多有价值的管理模式和宝贵经验。